מערכות בינה עסקית הפכו בשנים האחרונות לאמצעי ניהולי בעל חשיבות רבה בעולם העסקים המודרני, כאשר כל מערכת BI כזו או אחרת, יודעת לספק מגוון רחב של תובנות המבוססות על נתוני מידע הנאספים ממקורות מידע שונים בזמן אמת, ובתוך כך, מאפשרת לבעלי העסק או מנהלי הארגון לשפר את יכולת קבלת ההחלטות העסקיות שלהם. השימוש במערכות BI יכול להיעשות על ידי ארגונים גדולים ובתי עסק בסדרי גודל שונים, כאשר שימוש נכון במערכת וביכולות שלה, מהווה יתרון עסקי בעל חשיבות רבה והוא יכול להיעשות במסגרת תהליך הטמעה של מערכת BI בהתאם לצרכי בית העסק, החברה או הארגון.
מה מערכות בינה עסקית יודעות לספק לכם?
רגע לפני שנעסוק בתהליך ההטמעה של המערכת, חשוב להבין את היכולות של מערכת בינה עסקית, כאשר נכון להיום קיימות מספר מערכות עיקריות הכוללות את מערכת Power BI של חברת מיקרוסופט ומערכות בינה עסקית של Qlik Sense Qlik View. מערכות אלו, יודעות למעשה לאסוף נתוני מידע מכלל מקורות המידע בהם בית העסק, החברה או הארגון עושה שימוש, לנתח את נתוני המידע בזמן אמת ולהציג את הנתונים באופן כזה שיאפשר לבעלי בית העסק ומנהלי החברות והארגונים לעשות שימוש מושכל בנתוני המידע והניתוח שלהם לצרכי קבלת החלטות עסקיות. במקביל, מערכת BI יודעת לספק נתוני מידע פנימיים וצד מידע רלוונטי ממקורות מידע חיצוניים ובתוך כך לספק מבט רחב היקף על ביצועי בית העסק.
הטמעת מערכת BI – מה חשוב לדעת?
בדומה לכל תהליך הטמעה אחר של מערכות תוכנה מתקדמות בבית העסק, החברה או הארגון, גם תהליך הטמעה של מערכות BI, מחייב אתכם להגדיר את צרכי הארגון ואופן העבודה עם המערכת בה בחרתם. לצורך כך, מומלץ לבדוק את אופן ההתממשקות של מערכות המידע הקיימות עם מערכת ה-BI בה בחרתם ולהגדיר מראש את מקורות המידע מהם אתם מעוניינים לאסוף וללקט מידע רלוונטי לתוך המערכת.
הגדרת צרכי הארגון/בית העסק בכל הקשור לעבודה מול מערכת בינה עסקית, נעשה במסגרת תהליך אפיון מקדים המגדיר את המדדים החשובים ביותר עבור בית העסק, אופן הצעת הנתונים באמצעות דוחות BI, הגדרת פתרונות BI מעשיים אותם המערכת תדע לספק לכם לצרכי איסוף וניתוח המידע הרלוונטי לכם וכדומה. עם סיום תהליך האפיון, תדרשו לבחון בין מערכות בינה עסקית הקיימות כיום ולאחר מכן לבצע התאמות מעשיות של המערכת לכל המטרות העסקיות שלכם. בשלב זה, מתבצע תהליך של פיתוח מודל נתונים, התכנת רכיבי BI, יצירת מסכי עבודה דינאמיים, מוגדר אופן ההתחברות לנתוני המידע, ניתנות סיסמאות הרשאה לבעלי תפקידים המורשים להגיע אל המידע הנאסף במערכת, מתבצע תהליך של הקמת שאליתות לטובת ניצול מיטבי של המידע הנאסף ואופן ניתוח המידע, וכמובן, מתמקדים באופן הוויזואלי של הצגת המידע.
לאחר מכן, נדרשת הדרכה מקיפה מצד החברה המלווה את תהליך ההטמעה של המערכת, במסגרתה תוכלו לקבל את כל הכלים הנכונים לצורך עבודה יעילה מול מערכת ה-BI . עם סיום תהליך ההטמעה קיימת חשיבות רבה לרמת השירות אותו תקבלו מטעם החברה המלווה לצורך תחזוקת המערכת. שירות של ניהול מערכות BI כולל בין היתר תמיכה מרחוק, פתרון בעיות שונות הנובעות מכשלים במערכת ו/או שימוש לא נכון במערכת וכדומה. ברוב המקרים, מדובר בשירות מסביב לשעון במתכונת של 24/7.
חשוב לציין שהטמעתה של מערכת בינה עסקית יכולה להיעשות כיום גם על ידי חברות וארגונים גדולים וגם על ידי בתי עסק בסדרי גודל שונים.
